La oficina es el lugar donde los trabajadores desarrollan su jornada laboral. Buena parte de su actividad productiva se gesta en su posición, que, con frecuencia, se reduce a una silla, una mesa y un ordenador. Por ello, para aumentar la seguridad en los lugares de trabajo y prevenir riesgos laborales, en España, está en vigor una serie de disposiciones reglamentarias que hay que tener en cuenta, de cara a lograr oficinas saludables.

Para ello, hay que considerar el llamado “síndrome del edificio enfermo.”, que puede hacer desarrollar malestares de salud generales, como la ronquera, el dolor de cabeza, la fatiga mental o los eritemas, tal y como señala el Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, en el documento Síndrome del edificio enfermo: factores de riesgo. Prevenir el emplazamiento de oficinas en construcciones que adolezcan de este mal es el primer paso para lograr la creación de oficinas saludables, pero no el único.

Como se verá, a continuación, la legislación vigente y las recomendaciones de expertos sugieren llevar a cabo políticas de prevención de riesgos y potenciación de la salud visual y ergonómica, para combatir el absentismo laboral.

El Real Decreto 486/1997, de 14 de abril

Se trata de la norma de referencia, en cuanto a seguridad y prevención de riesgos en el trabajo. El RD 486/1997 contiene doce puntos específicos, que, como se indica en su Parte Expositiva, buscan “establecer un adecuado nivel de protección de la salud de los trabajadores”. A continuación, se presenta un breve repaso, el cual se centra en los ejes de acción que figuran en el Anexo 1 de la citada ley.

1. Seguridad estructural: hace referencia a la necesidad de instalar las oficinas en lugares sólidos y resistentes, con sistemas de armado que garanticen la estabilidad del edificio.
2. Espacios de trabajo y zonas peligrosas: los trabajadores deberán tener 2 metros cuadrados de espacio a su disposición y deben existir, al menos, 3 metros (desde el suelo hasta el techo (2,5 m para locales comerciales y despachos).
3. Suelos, aberturas, desniveles y barandillas: los primeros, deben ser fijos y no resbaladizos. Este eje también regula cómo deben colocarse las barandillas, para salvar las aberturas en escaleras.
4. Tabiques, ventanas y vanos: “claramente señalizados y fabricados con materiales seguros”, señala el Real Decreto.
5. Vías de circulación: regulación para evitar la congestión de espacios.
6. Puertas y portones: transparentes, traslúcidas o mecánicas. Todas ellas deberán estar señalizadas para evitar el daño a los trabajadores.
7. Rampas, escaleras fijas y de servicio: detalla cómo deben estar dispuestas, para no perjudicar a quienes transitan por ellas.
8. Escalas fijas: establece la anchura y las distancias máximas y mínimas para emplazarlas correctamente.
9. Escaleras de mano: remite a su normativa específica.
10. Vías y salidas de evacuación: deben estar perfectamente señalizadas. Los trabajadores han de ser conscientes, en todo momento, de dónde se encuentran, para poder utilizarlas, en caso de emergencia real.
11. Condiciones de instalación contra incendios: extintores, mangueras y detectores. Las oficinas deben estar dotadas de todos los dispositivos, para, en la medida de lo posible, hacerles frente.
12. Instalación eléctrica: que no entrañe riesgos de explosión o incendio. Además, los trabajadores deben estar protegidos ante posibles desprendimientos de cables. Para ello, cualquier medida de seguridad es poca.

Riesgos de la no adecuación de las oficinas

Además de la propia seguridad de los trabajadores y trabajadoras de la compañía, hay que tener en cuenta que los problemas visuales, derivados de la alta dependencia que existe con respecto a los dispositivos electrónicos (ordenadores, tabletas, smartphones), son más comunes de lo que se piensa. Asimismo, las molestias músculo–esqueléticas, relacionadas con posiciones ergonómicas y la propia educación de los trabajadores a la hora de desarrollar su trabajo, también hacen acto de presencia en las oficinas poco saludables. Se repasará, detenidamente, en qué consisten y cómo pueden prevenirse.

Problemas visuales

Su aparición, al contrario de lo que pudiera parecer, está relacionada con la ergonomía en el trabajo. Apunta el documento del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales Instrucciones básicas para el trabajador usuario de pantallas de visualización de datos que la incorrecta utilización de las pantallas de visualización datos y su mal funcionamiento (destellos luminosos, parpadeos constantes, etc.) contribuyen a crear la llamada fatiga visual y pueden acelerar el padecimiento de presbicia o vista cansada de manera prematura.

Emplazar correctamente pantallas de visualización de datos (atendiendo siempre a que no produzcan destellos ni distracciones que ataquen a la calidad visual) tiene que ver con la profundidad. Es necesario que quienes las utilizan para trabajar puedan disponer de espacio suficiente para adecuar su colocación, según la distancia que sus ojos identifican como funcional.

Problemas músculo–esqueléticos

Según Mónica Varela, la autora de La oficina saludable: cómo crear espacios de trabajo ergonómicos, la segunda causa del absentismo laboral remite a las molestias musculares y esqueléticas, derivadas, en muchos casos, de una falta de hábitos saludables en el campo de la ergonomía. Así como anteriormente se apuntaba hacia el cuidado de la salud visual, los problemas músculo-esqueléticos son el otro gran eje de acción sobre el que deben incidir las oficinas saludables. Para ello, cabe constatar cómo se pueden implementar a partir de los siguientes elementos:

• Las tareas han de llevarse a cabo mediante una postura erguida, para prevenir la aparición de problemas cervicales, dorsales y lumbares y contracturas, que son las molestias más comunes. El excesivo sedentarismo exige, además, cambiar de postura o levantarse cada cierto tiempo, para combatir estos dolores, que merman la calidad de vida no solo en el trabajo, sino también en la actividad personal y familiar.
• Herramientas: teclear de manera constante o los repetitivos movimientos de la muñeca, para dar uso al ratón, contribuyen activamente a generar los problemas músculo–esqueléticos.
• Espacios y mobiliario ergonómicos: crear lugares de trabajo adaptados a las necesidades saludables de las personas es el objetivo prioritario. Mesas a una determinada altura, sillones ergonómicos de trabajo que sean regulables, reposapiés o alfombrillas para el ratón con la forma de la muñeca hecha son algunos elementos que crean el confort que se pretende.

Ejemplos de oficinas saludables

Existen algunas medidas que marcan la diferencia entre una oficina que mira los factores saludables y otras que se limitan a habilitar espacios para la producción, sin atender a las necesidades y al bienestar de los trabajadores. Estos factores son:

• Luz natural: es la mejor aliada para combatir la artificialidad de las lámparas y las luces LED de las pantallas de móviles, tabletas y ordenadores, tan dañinas para la vista. Una oficina saludable debería incluir grandes ventanales y bien orientados, para aprovechar las horas de sol y dejar que este entre e invada el espacio. La luz natural proporciona una visión mayor y la concentración que se adquiere con ella es, con frecuencia, de mayor calidad que si se alcanzara con un flexo o halógenos fluorescentes.
• Salidas con espacio al aire libre: aunque se han convertido en el paraíso de los fumadores, una terraza o un ático, para observar la calle o el cielo abierto, descarga las tensiones, relaja la mente y proporciona un respiro a los sentidos, muy beneficioso, cuando se necesita hacer un alto en el trabajo. Por diversas razones, no se recomienda estar sentado en la misma posición más de tres horas. Por ello, una oficina saludable deberá habilitar espacios de esparcimiento donde poder liberar la sobrecarga que se da en muchos empleos.
• Espacios para el descanso: la siesta es un hábito made in Spain, pero tampoco hay que exagerar. Es habitual observar trabajos con un lugar reservado a una cantina, en la que hay mesas y sillas donde poder comer o tomarse un refresco, en horarios de parón productivo. Sin embargo, parece mucho más recomendable instalar sofás y áreas recreativas que hagan proliferar el confort, en estos momentos de descanso o evasión. Empresas como Google o Trivago, en sus oficinas de California o Düsseldorf, tienen futbolines y mesas de billar para que los empleados se diviertan echándose unas partidas o, simplemente, estirándose sobre cojines y acolchados. Mucho más acogedor y un punto a favor, para dar el empujón que la creatividad exige.
• Gimnasios para la actividad física: hacer estiramientos, cada día, ayuda a prevenir las molestias músculo–esqueléticas. Sin embargo, los beneficios de realizar deporte y entrenamientos en un gimnasio adaptado a ejercicios tanto aeróbicos como anaeróbicos potencia la calidad de vida de los trabajadores. Los beneficios son múltiples: ayudan a descargar el estrés y la fatiga originada por las actividades diarias, mejoran la circulación del torrente sanguíneo y liberan las tan aclamadas endorfinas (que logran estados de felicidad y bienestar personal).

El gran reto de las organizaciones del s. XXI es fidelizar el talento que se encuentra entre sus filas y no solo a través de atractivos planes de carrera y excelentes remuneraciones. Sentirse cómodo en el trabajo también tiene que ver con la ergonomía, la salud visual, la prevención de riesgos y, por supuesto, la capacidad que la compañía tenga de dar respuesta al confort y a la seguridad de los empleados.